1. Introducción

La Corporación Instituto Técnico de Agentes de Tránsito (INTRANSITO), en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas complementarias, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales para garantizar el derecho fundamental al habeas data de sus usuarios, estudiantes, aspirantes, proveedores y demás titulares.

Esta política establece los principios, derechos, deberes, procedimientos y medidas de seguridad aplicables al tratamiento de datos personales que INTRANSITO realiza a través de su sitio web polimevintransito.edu.co, WhatsApp Business y demás canales digitales o físicos.

2. Responsable del Tratamiento

INTRANSITO actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que recopila, almacena, usa, circula, suprime o transmite, con el fin de prestar sus servicios educativos, gestionar procesos académicos, cumplir obligaciones legales y mejorar la experiencia del usuario.

3. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recopilados serán tratados con las siguientes finalidades:

• Gestionar solicitudes de información, admisión, matrícula y soporte académico.
• Realizar procesos de facturación, cobro y cumplimiento de obligaciones contractuales.
• Enviar comunicaciones académicas, promocionales o informativas (con consentimiento previo).
• Mejorar la experiencia del usuario en canales digitales mediante análisis de uso.
• Cumplir con obligaciones legales, fiscales, contables y regulatorias ante el MEN y la SIC.
• Gestionar bases de datos de estudiantes, aspirantes, egresados y proveedores.
• Realizar estudios internos sobre preferencias académicas (con anonimización cuando sea posible).

4. Datos Personales Tratados

INTRANSITO podrá tratar, entre otros, los siguientes datos personales:

• Nombre completo y apellidos
• Número de identificación (Cédula, TI, NIT, Pasaporte)
• Dirección de residencia o facturación
• Correo electrónico personal e institucional
• Número de teléfono y WhatsApp
• Información académica: programa, semestre, notas, certificados
• Datos de facturación y medios de pago
• Historial de interacción con canales digitales (con consentimiento)

5. Derechos de los Titulares (ARCO+)

Como titular de sus datos personales, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en cualquier momento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informado de manera clara y previa sobre el uso que se dará a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, salvo cuando exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.

Para ejercer sus derechos: Envíe su solicitud al correo info@polimevintransito.edu.co, adjuntando copia de su documento de identidad y especificando claramente su petición. INTRANSITO responderá en un plazo máximo de 10 días hábiles para consultas y 15 días hábiles para reclamos, conforme a la Ley 1581 de 2012.

6. Autorización y Consentimiento

El tratamiento de sus datos personales se realizará con su autorización previa, expresa e informada, la cual puede otorgarse mediante:

• Formularios web con casilla de aceptación explícita.
• Firma en documentos físicos o digitales de matrícula y admisión.
• Respuesta afirmativa en canales digitales (conducta inequívoca).
• Interacción con el chatbot o WhatsApp Business tras lectura del aviso de privacidad.

Usted puede revocar su autorización en cualquier momento, sin efectos retroactivos, escribiendo al correo de protección de datos. La revocatoria será procesada en un plazo máximo de 5 días hábiles.

7. Transferencia y Transmisión de Datos

INTRANSITO no realiza transferencias internacionales de datos personales, salvo que se requiera para la prestación de servicios educativos y se cuente con las garantías legales necesarias (cláusulas contractuales, decisión de adecuación, etc.).

En caso de compartir datos con terceros (proveedores de plataformas LMS, pasarelas de pago, servicios de mensajería como WhatsApp Business de Meta), se exigirá mediante contrato el cumplimiento de esta política, principios de protección de datos y medidas de seguridad adecuadas.

8. Medidas de Seguridad

INTRANSITO implementa medidas técnicas, administrativas y físicas razonables para proteger la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos personales:

• Uso de protocolos de cifrado (HTTPS/TLS) en comunicaciones web.
• Control de acceso restringido a bases de datos mediante roles y autenticación.
• Políticas internas de protección de datos y confidencialidad para el personal.
• Capacitación anual del equipo en protección de datos y seguridad de la información.
• Actualización periódica de sistemas, parches de seguridad y copias de respaldo.
• Registro y auditoría de accesos a información sensible.
• Protocolo de respuesta ante incidentes de seguridad (Anexo F del Manual MAN-WA-01).

9. Menores de Edad y Reserva Académica

🔹 Datos de Menores de Edad

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (< 18 años) se realiza bajo estricto cumplimiento del interés superior del menor y requiere:

• Autorización expresa del representante legal registrado en el sistema académico.
• Consulta al menor cuando su madurez lo permita, respetando su derecho a ser escuchado.
• Limitación del tratamiento a lo estrictamente necesario para fines educativos.

🔹 Reserva Académica

La información académica, disciplinaria y financiera de los estudiantes es de carácter reservado. INTRANSITO solo la entrega:

• Al titular directo (estudiante mayor de edad).
• Al representante legal registrado (para menores de edad).
• A entidades públicas por mandato legal u orden judicial.
• A terceros con autorización expresa y documentada del titular.

10. Actualizaciones y Contacto

🔄 Actualizaciones de la Política

INTRANSITO se reserva el derecho de actualizar esta política en cualquier momento, en cumplimiento de nuevas normativas o cambios en sus procesos. Las actualizaciones se publicarán en polimevintransito.edu.co y entrarán en vigencia desde su publicación. Se recomienda revisar periódicamente este documento.

📞 Canales para Ejercer sus Derechos